Εταιρική εκδήλωση: λίστα ελέγχου για χώρο και προσβασιμότητα

Μια εταιρική εκδήλωση κρίνεται συνήθως από τις λεπτομέρειες που κανείς δεν προσέχει όταν όλα πάνε καλά: ότι ο καλεσμένος με αμαξίδιο έφτασε στη σκηνή χωρίς βοήθεια, ότι οι έξοδοι κινδύνου ήταν ελεύθερες, ότι ο στολισμός δεν κατέληξε ολόκληρος στα σκουπίδια. Αυτή η λίστα ελέγχου συγκεντρώνει πρακτικά βήματα για τον χώρο, την προσβασιμότητα και μια πιο βιώσιμη διοργάνωση, με βάση οδηγίες δημόσιων φορέων και πανεπιστημίων.

Χρονοδιάγραμμα: η προσβασιμότητα μπαίνει από την αρχή στον προϋπολογισμό

Το University College London συστήνει, όταν κοστολογείτε μια εκδήλωση, να σχεδιάζετε από νωρίς ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες προσβασιμότητας. Αυτό σημαίνει ότι η διερμηνεία στη νοηματική, οι υπότιτλοι ή μια προσωρινή ράμπα δεν είναι έξοδα της τελευταίας στιγμής. Σύμφωνα με το ίδιο κείμενο, το κόστος των προσαρμογών το αναλαμβάνει ο φορέας που διοργανώνει.

Ένα απλό χρονοδιάγραμμα σε τρεις φάσεις βοηθά:

• Πριν από την εκδήλωση: επιλογή χώρου, ερωτήσεις προς καλεσμένους και ομιλητές, σχέδιο ασφαλείας.
• Την ημέρα: έλεγχος εξοπλισμού, κάτοψη, υποδοχή.
• Μετά: διάθεση υλικού σε εναλλακτικές μορφές και διαχείριση υλικών στολισμού.

Ρωτήστε τους καλεσμένους πριν αποφασίσετε

Το GOV.UK προτείνει να προσθέσετε στην πρόσκληση ή στη σελίδα εγγραφής μια ερώτηση όπως: «Υπάρχει κάτι που μπορούμε να κάνουμε ώστε να συμμετέχετε πλήρως;». Το UCL προτείνει αντίστοιχα να ρωτάτε για ανάγκες πρόσβασης και διατροφικές απαιτήσεις. Οι απαντήσεις αυτές επηρεάζουν τη θέση των τραπεζιών, το μενού και την επιλογή χώρου, γι’ αυτό συγκεντρώνονται νωρίς.

Αν η εκδήλωση απευθύνεται και σε οικογένειες εργαζομένων, η ηλικιακή σύνθεση των καλεσμένων αλλάζει επίσης τις ανάγκες: διαδρόμους για καρότσια, ήσυχες γωνιές, ασφαλή σημεία για παιδιά.

Ο χώρος: χωρητικότητα, ροή και ασφάλεια

Η χωρητικότητα δεν αφορά μόνο πόσες καρέκλες χωράνε. Αφορά πόσο άνετα κινείται ο κόσμος. Το UCL συστήνει να προσαρμόζετε την κάτοψη ώστε να διευκολύνεται η κυκλοφορία αμαξιδίων και σκούτερ κινητικότητας, και να υπάρχει σχέδιο ασφαλείας με σαφή γνώση του πού βρίσκονται οι έξοδοι κινδύνου και αν είναι προσβάσιμες.

Στον έλεγχο του χώρου, σημειώστε:

• Πρόσβαση με αμαξίδιο και ύπαρξη ανελκυστήρα. Το GOV.UK επισημαίνει ότι τυχόν σκαλοπάτια μπορεί να χρειάζονται κουπαστή.
• Θέση της πλησιέστερης προσβάσιμης θέσης στάθμευσης.
• Τουαλέτες που εντοπίζονται εύκολα και είναι προσβάσιμες.
• Ένα ήσυχο δωμάτιο, όπου κάποιος μπορεί να ξεκουραστεί, να πάρει φάρμακα ή να κάνει ένα διάλειμμα από τα ερεθίσματα.
• Επαρκή φωτισμό, καθώς το χαμήλωμα των φώτων δυσκολεύει όσους έχουν προβλήματα όρασης ή διαβάζουν χείλη.

Ένας προσβάσιμος χάρτης διαδρομής, σταλμένος μαζί με την πρόσκληση, λύνει πολλές απορίες πριν καν φτάσουν οι καλεσμένοι.

Σκηνή, ήχος και ομιλητές

Αν υπάρχουν ομιλίες ή βραβεύσεις, οι ομιλητές έχουν κι αυτοί ανάγκες. Και οι δύο πηγές συμφωνούν ότι το αναλόγιο και η βάση του μικροφώνου καλό είναι να ρυθμίζονται σε ύψος. Αν η σκηνή δεν έχει ράμπα, το UCL συστήνει την τοποθέτηση προσωρινής ράμπας.

Το GOV.UK προτείνει επίσης να υπάρχει επαγωγικός βρόχος (hearing loop) στον χώρο και να ξέρετε πώς συνδέεται με το ηχοσύστημα, να ελέγχεται την ημέρα της εκδήλωσης, καθώς και δεύτερο ή τρίτο μικρόφωνο για τις ερωτήσεις του κοινού. Οι ζωντανοί υπότιτλοι, σύμφωνα με την ίδια πηγή, κοστίζουν περίπου 110 λίρες την ώρα και αφήνουν στο τέλος και ένα πλήρες κείμενο της εκδήλωσης.

Υποδοχή, θέσεις και μπουφές

Την ημέρα της εκδήλωσης, το UCL προτείνει να οριστούν εθελοντές που θα υποδέχονται καλεσμένους ή ομιλητές με αναπηρία και θα είναι το σημείο επαφής τους σε όλη τη διάρκεια. Προτείνει επίσης δεσμευμένες θέσεις για άτομα με προβλήματα ακοής κοντά στους διερμηνείς, για άτομα με προβλήματα όρασης, για χρήστες αμαξιδίων και για όσους συνοδεύονται από σκύλο-βοηθό.

Στον μπουφέ αυτοεξυπηρέτησης, ένα μέλος του προσωπικού μπορεί να φέρνει το φαγητό στο τραπέζι όσων κινούνται δύσκολα. Είναι μια μικρή κίνηση που αλλάζει την εμπειρία. Όταν σχεδιάζετε welcome zones, γωνιές buffet ή photobooth, αφήστε φαρδιούς διαδρόμους ανάμεσά τους ώστε ο στολισμός να μη γίνεται εμπόδιο.

Εδώ βοηθά μια ομάδα που αναλαμβάνει τη διοργάνωση εκδηλώσεων από το concept μέχρι την εκτέλεση, ώστε οι τραπεζικές συνθέσεις και τα θεματικά corners να εναρμονίζονται με τον χώρο και να εξυπηρετούν τη ροή των καλεσμένων.

Λιγότερα απόβλητα στον στολισμό

Για όσους θέλουν πιο δομημένη προσέγγιση στη βιωσιμότητα, υπάρχει το πρότυπο ISO 20121 για συστήματα διαχείρισης βιώσιμων εκδηλώσεων. Σύμφωνα με τη RINA, απευθύνεται σε όσους αναθέτουν εκδηλώσεις, σε διοργανωτές και σε προμηθευτές, και βοηθά στην πρόληψη και τον περιορισμό αρνητικών επιπτώσεων στο τοπικό περιβάλλον και τις κοινότητες. Τον Απρίλιο του 2024 δημοσιεύτηκε η νέα έκδοση ISO 20121:2024, που αντικαθιστά την έκδοση του 2012.

Ακόμη και χωρίς πιστοποίηση, η λογική του προτύπου μεταφράζεται σε πρακτικές ερωτήσεις προς τους προμηθευτές:

• Ποια στοιχεία του στολισμού (props, βάσεις, υφάσματα) επαναχρησιμοποιούνται;
• Τι θα γίνει με τα λουλούδια μετά την εκδήλωση;
• Μπορούν οι ποσότητες του catering να βασιστούν στις επιβεβαιωμένες συμμετοχές;
• Μπορεί το υλικό των ομιλιών να διατεθεί ψηφιακά αντί για έντυπα;

Το τελευταίο συνδέεται και με την προσβασιμότητα: το UCL προτείνει μετά την εκδήλωση εναλλακτικές μορφές πρόσβασης στο υλικό, όπως βίντεο των παρουσιάσεων ή έντυπα σε μεγάλη γραμματοσειρά και braille.

Κλείσιμο

Μια καλή εταιρική εκδήλωση δεν χρειάζεται να επιλέξει ανάμεσα σε αισθητική, ασφάλεια και ευθύνη. Αν οι ερωτήσεις για πρόσβαση γίνουν νωρίς, ο χώρος ελεγχθεί με τη ροή των ανθρώπων στο μυαλό και ο στολισμός σχεδιαστεί με σκέψη για το μετά, το αποτέλεσμα είναι μια βραδιά όπου όλοι οι καλεσμένοι νιώθουν ότι υπολογίστηκαν.

Πηγές

• ucl.ac.uk, Tips on creating accessible events. https://www.ucl.ac.uk/equality-diversity-inclusion/equality-areas/disability-equality/resources-staff-and-managers/tips-creating-accessible-events
• GOV.UK, Advice for making events and presentations accessible – Accessibility in government. https://accessibility.blog.gov.uk/2018/03/13/advice-for-making-events-and-presentations-accessible/
• RINA, ISO 20121 – Sustainable Events – RINA.org. https://www.rina.org/en/event-sustainability